5 Tipps, wie Sie den Stress besser beherrschen…

Ein bisschen Stress hält wach und spornt zu Leistung an, zu viel Stress ist zu viel und frustriert. Im Extremfall können all die schlimmen Sachen passieren, von denen wir täglich lesen. Wir haben schon viele Leistungsträger gesehen, die fröhlich und willig waren und von Ihren Chefs immer mehr auf die Schippe bekommen haben, bis Sie systematisch demotiviert wurden und am Ende sogar verzweifelt im Burnout gelandet sind.

Das darf nicht sein! Doch: jeder muss auf sich selbst achten! Jeder Einzelne braucht heutzutage Schutzmechanismen und muss für sich die Flut-Themen überdenken und dafür eigene Lösungen finden, die O.K. sind und „Privatleben-kompatibel“. Es gibt kaum noch Chefs, die wissen, welchen Belastungen ihre Mitarbeiter tatsächlich ausgesetzt sind und sie schützen. Meist rudern die Chefs selbst und kämpfen um ihr Selbstmanagement. Am Ende ich sich jeder selbst am Nächsten.

Eine Kernfrage ist der Umgang mit der Mailflut und dem Firmenmobiltelefon, denn mit dem Handy verfolgen einen auch die Mails und damit die Arbeit.

Hier einige praktische Tipps und Empfehlungen für den Alltag:

1. Schalten Sie die Geräusche aus und nutzen Sie die Nachtmodus-Funktion. Nicht jede SMS darf Sie stören mit einem Signalton. Entscheiden Sie, wann Sie sich den aufgelaufenen Nachrichten auf dem Mobiltelefon zuwenden und überlassen Sie nicht jedem x-beliebigen Absender, wann Sie in Ihren Gedankengängen gestört werden. Natürlich ist die Neugier groß, sofort zu gucken, wer es ist bzw. um was es geht. Wer nicht neugierig ist, lebt nicht mehr. Neugier ist eine natürliche Eigenschaft, die uns dazu treibt, immer Neues zu entdecken und interessiert zu sein. Die Störungen ziehen unsere Effektivität und Effizienz um 50 % herunter. Die Ablenkung der Ablenkung führt uns am Ende von den wirklich wichtigen Themen weg.
   
2. Schalten Sie die Mailvorschau an Ihrem PC aus. Auch das ist eine ständige Ablenkung, die wir nicht selbst steuern, sondern ebenso wie die SMS, von fremden, häufig Newsletter-Versendern, gesteuert wird. Diese Ablenkungen sind aus den oben bereits genannten Gründen schlichtweg zu teuer und bringen nichts. Dies führt uns direkt zum dritten Punkt:
3. Bearbeiten Sie Ihre Mails zu festen Zeiten am Tag. Und außerhalb dieser Zeiten nicht. Manche bearbeiten Mails nur bis 10 Uhr vormittags und anschließend nicht mehr. Alles was danach reinkommt, wird ggf. noch bearbeitet, aber erst am nächsten Morgen vor 10 Uhr versendet. Um die Kollegen und Mitarbeiter streng daran zu gewöhnen und zu „erziehen“. Wenn Sie Ihr Umfeld daran gewöhnen, dass jede mail innerhalb von wenigen Minuten oder einer Stunde beantwortet wird (womöglich obwohl Sie in einem Meeting sitzen), dann brauchen Sie sich nicht wundern, wenn immer mehr Mails kommen und die Erwartung an die Antwortgeschwindigkeit in unangenehme Höhen steigt. Wenn Sie nett sind und die Erwartungen anderer gerne erfüllen wollen, wird Sie das unter Druck setzen. Also ist es eine gute Sache, die Dinge zu strukturieren und feste Zeiten einzuplanen. Auch wenn starke Struktur nicht Ihre Sache ist, in der Überlastung haben Sie keine andere Chance, um das Pensum zu schaffen. Die jederzeit spontanen Handlungen mit ständiger Erreichbarkeit sind eben nur möglich, wenn weniger als 50 % des Tages verplant sind.
4. Räumen Sie Ihren Posteingang nicht mehr auf. Damit sparen Sie Zeit. Die etlichen Minuten am Tag für Aufräumarbeiten (Emails werden in korrespondierende Ordnersysteme verschoben) summieren sich im Monat auf einige Stunden. Es gibt bereits Untersuchungen, die beweisen, dass „Nicht-Aufräumer“ eine Mail schneller wieder auffinden, als Personen, die ihre Mails regelmäßig sauber ablegen. Hier unterscheidet sich die elektronische Ablage deutlich von der Papierablage. Bei der Papierablage ist eben nicht nur ein Knopfdruck nötig, um etwas neu zu sortieren, daher muss die Sortierung ongoing erfolgen. Im elektronischen Postfach bin ich mit der gezielten Stichwortsuche gut versorgt und kann mir die Arbeit sparen. Besonders wichtige Mails oder noch zu bearbeitende Mails kann ich markieren, damit sie mir nicht „durchgehen“.
   
5. Halten Sie Ihren Schreibtisch konsequent clean. Was für den Mail-Posteingang gilt, gilt leider nicht für den Schreibtisch. Im Gegenteil: Hier siegen Konsequenz und Disziplin. Für jedes Papier, jede Unterlage, jeden Zettel, jede Mail wird eine Entscheidung getroffen: entweder wird es bearbeitet, also wieder benötigt, oder weggeschmissen bzw. sofort in die Ablage gelegt. Bei der Bearbeitung wird unterschieden zwischen sofort (wenn weniger als 5 Minuten nötig) oder später (dann in Terminmappe legen zu dem Tag, an dem die Bearbeitung geplant ist). Wenn die Bearbeitung stattgefunden hat, wird entweder auf Rückantwort/Rücklauf gewartet (dann Vorgang in Korb „Rücklauf“ UND Zettel in Terminmappe, um Rücklauf zu überwachen) oder Vorgang ist hiermit erledigt und wird abgelegt. Die Ablage erfolgt in „endgültige“ Ablage oder bei laufenden Vorgängen oder Projekten in eine Zwischenablage, sortiert nach Projekten, Kunden o.ä. bis das Thema insgesamt abgeschlossen ist (oder der Korb/Hängeordner/Ordner zu voll wird J). So kommt schon morgens Freude auf, wenn Sie sich Ihrem Schreibtisch nähern…

Zum Ende noch ein schönes Zitat passend zum Thema:

Ein guter Anfang braucht Begeisterung, ein gutes Ende Disziplin. (Quadbeck-Seeger)

Viel Erfolg!

Wenn Sie sich für Selbstmanagement-Training oder Coaching interessieren, rufen Sie uns an: Barbara Gülpen, 0170-3872213.